Wer Ordnung und Struktur in die Abläufe bringen möchte, muss zuerst eine Position schaffen, die den Überblick behält. Mit einer federführenden Person an erster Stelle, die sich um die Aufbereitung, Einhaltung und Umsetzung der notwendigen Aufgaben kümmert, ist der Grundstein gelegt. Büroorganisation umfasst viele mögliche To-dos und sollte aus diesem Grund detailliert abgesteckt werden. Hierzu zählen Postverteilung und Ablage, Nachbestellung und Inventur von Büromaterialien oder das Koordinieren von Meetings.
Kurzum: Bei der Büroorganisation laufen alle Fäden zusammen. In den meisten Fällen übernimmt die Büroleitung gleichfalls die Assistenz der Geschäftsführung, da beide Posten häufig direkt an oberste Stelle berichten. Mit den folgenden fünf Tipps bleibt diese Organisation durchgehend erhalten.
Büroorganisation: So geht's
Um den Überblick zu jeder Zeit zu behalten, braucht es ein grundlegendes Ablagesystem. Sei es für Posteingang, Aufgaben oder Termine: Zu wissen, wo welche eingehenden und ausgehenden Informationen zu finden sind, erleichtert das tägliche Arbeiten ungemein. Zudem ist die Büroorganisation die erste Anlaufstelle für alle Mitarbeiter, die Antworten auf allgemeine Fragen wie Termine oder Postabgaben haben.
Weiterhin sollte die Korrespondenz mit externen Partnern und Lieferanten über die Büroorganisation erfolgen. Hier gibt es zu beachten, dass der Auftritt nach Außen stets gleichbleibend und der CI entsprechend erfolgt. Ein einheitliches Erscheinungsbild wirkt professionell und seriös, was sich einfacher durch eine Person steuern lässt als durch mehrere Mitarbeiter. Vorgaben wie Schriftgrößen, -arten, Anreden oder Tonalität sind ein wichtiger Bestandteil, um sich als Unternehmen zu präsentieren. Hiermit ist jedoch nicht gemeint, dass alle E-Mails von einer Person bearbeitet werden sollen. Die Korrespondenz betrifft Themen, die für die Abwicklung büroübergreifender Aufgaben relevant sind. Fachgebiets-betreffende E-Mails schreibt jeder Mitarbeiter selbst.
Schneller zur strukturierten Büroorganisation
Strategisches Denken und die Koordination von Terminen gehören den Basis-Skills einer vorbildlichen Büroorganisation. Welche Aufgaben haben Priorität? Wie lassen sich To-dos planen, damit alles ineinander greift? Wer Übung braucht, kann mit Ratgebern wie „Simplify Your Life“ von Werner Tiki Küstenmacher oder „Alles im Griff“ von Wera Nägler seine Fähigkeiten trainieren. Spielerisches funktioniert es, wer sich auf beste Strategiespiele einlässt. „Stormfall: Age of War“ oder „Hustle Castle“ wirken auf den ersten Blick wie ein unterhaltsamer Zeitvertreib, doch die Spiele haben es in sich. Welcher Zug sorgt für den größten Erfolg? Welche Taktik kann den Gegner schwächen? Diese Gedanken schärfen das Verständnis für komplexe Zusammenhänge und formen das organisatorische Geschick deutlich schneller.
Im Voraus zu wissen, welche Taten welche Effekte erwirken, kann für das Konfliktmanagement hilfreich sein. Als Streitschlichter zu agieren, gehört mit zu den Aufgaben der Büroorganisation, denn ohne gutes Klima keine positive Arbeitsweise. Um die Stimmung im Office oben zu halten, ist die Büroorganisation gleichzeitig Eventplaner für Betriebsfeste oder Firmengeburtstage. Catering, Raummiete oder Dekoration fallen in den Aufgabenbereich, der nicht täglich zum Tragen kommt, aber zu verschiedenen Anlässen über das Jahr benötigt wird.
Büroorganisation ist somit keineswegs ein routinierter Job mit sich wiederholenden Aufgaben. Abwechslung und Herausforderungen bestimmen den Alltag, in dem es stets heißt, einen kühlen Kopf und Überblick zu bewahren.
