Das facettenreiche Berufsbild des Lohnbuchhalters

Auch wenn der Name anderes vermuten lässt, befassen sich Profis aus der Personalbuchhaltung nicht nur mit dem Erstellen und Versenden von Lohnabrechnungen an Mitarbeiter. Diese Arbeitsschritte sind mittlerweile ohnehin zu einem beachtlichen Maße automatisiert, sodass sich die Fachkräfte derweil mit viel komplexeren Aufgaben befassen. Klassischerweise umfasst die Tätigkeit jedoch das sorgfältige Erfassen und Überprüfen von Mitarbeiterdaten. Relevant sind hierbei nicht nur die grundlegenden Informationen zu den Arbeitszeiten und Löhnen, sondern auch individuelle Vereinbarungen, Bonuszahlungen und die korrekte Berechnung und Dokumentation steuerlicher Abzüge. Lohnabrechner übernehmen in diesem Rahmen die Verantwortung für die strikte Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und tariflicher Bestimmungen. Ebenso gehören aber auch die Erstellung von Finanzberichten und der Bereitstellung von Daten für die Geschäftsleitung zum Berufsbild.

Wie der digitale Wandel das Berufsbild verändert

Auch die Personalbuchhaltung bleibt nicht von den Auswirkungen der digitalen Transformation verschont. Das Potenzial, welches durch professionelle Lohnsoftware freigesetzt wird, ist jedoch ausnahmslos als Gewinn für das gesamte Unternehmen zu verstehen. Tonangebende Trends in der Lohnbuchhaltung wie die Automatisierung, Anpassungen an Remote-Arbeitsmodelle sowie eine ungeahnte Effizienzsteigerung zeigen gut, warum smarte digitale Systeme in diesem Bereich einen so großen Impact haben. Fortschrittliche Softwarelösungen spielen eine immer größer werdende Rolle, wenn es darum geht, eine spürbare Zeitersparnis bei einzelnen Arbeitsprozessen mit hohen Ansprüchen an Genauigkeit und Präzision in Einklang zu bringen. Die Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben, wie beispielsweise der Berechnung von Sozialabgaben und Steuern, gilt schon jetzt als neuer Standard. Moderne Tools sind in der Lage, große Mengen von Daten mit KI-Unterstützung in Echtzeit zu verarbeiten. Einfache EDV-Systeme werden somit Stück für Stück zu virtuellen Mitarbeitern, wodurch sich Lohnbuchhaltungsexperten auf anspruchsvollere Aufgaben konzentrieren können. So geht es immer mehr um eine Analyse und Interpretation gesammelter Daten, auf deren Grundlage anschließend Personalentscheidungen getroffen werden. Der Personalbuchhalter von morgen ist dadurch zusätzlich in einer beratenden Position.

Fachkräftemangel betrifft auch die Personalbuchhaltung

So gut wie alle Branchen haben mit demselben Problem zu kämpfen: dem Fachkräftemangel. Unternehmen müssen trotz teils erheblicher Vakanzen handlungsfähig bleiben und arbeiten deshalb an kreativen Strategien, um neue Mitarbeiter zu gewinnen und erfahrene Profis an sich zu binden. Das gilt auch für den Bereich Human Resources. Das Personalwesen steht dabei vor einer doppelten Herausforderung. Einerseits muss es neue Wege, Strategien und Konzepte für die Mitarbeitergewinnung und -bindung entwickeln, andererseits sind die zuständigen Abteilungen selbst oft unterbesetzt. Auch hier zeigt die Digitalisierung ihre Wirkung. Die Automatisierung von Routineaufgaben kann die Folgen des Fachkräftemangels in der Personalbuchhaltung ein Stück weit abfedern. Dadurch sinkt auch die Arbeitsbelastung des einzelnen, was sich positiv auf das Klima im Büro auswirkt.

Doch um zu verhindern, dass Fachkräfte abwandern, müssen Arbeitgeber und Unternehmen aktiv werden. Eine beliebte Strategie ist das personalisierte Weiter- und Fortbildungsangebot. Besonders wichtig ist dies auch für ältere Mitarbeiter, die sich schnell von der beschleunigten technologischen Entwicklung abgehängt fühlen. Eine wettbewerbsfähige Vergütung und zusätzliche Benefits, wie eine betriebliche Gesundheits- oder Altersvorsorge, verbessern die Arbeitgebermarke zusätzlich.

Datenschutz bei Mitarbeiterdaten besonders wichtig

Mit einer rasant zunehmenden Digitalisierung und dem verstärkten Einsatz von smarten Technologien in der Lohnbuchhaltung muss auch über das Thema Datenschutz neu nachgedacht werden. Lohnbuchhaltungsexperten sind letztendlich dafür verantwortlich, vertrauliche und teilweise sensible Mitarbeiterdaten zu verwalten. In diesem Rahmen müssen sie sicherstellen, dass alle Prozesse den strengen Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer einschlägiger Datenschutzrichtlinien gerecht werden. Da insbesondere mittelständische Unternehmen oft ins Visier von Cyberkriminellen geraten, sollten sich selbst kleine Betriebe mit entsprechenden Sicherheitsmaßnahmen befassen.

Die DSGVO legt klare Regeln für die Verarbeitung personenbezogener Daten fest und verlangt von Unternehmen, sicherzustellen, dass diese Daten sicher und rechtmäßig verarbeitet werden. Dies betrifft die Verschlüsselung von Daten. Beim Zugriff von Mitarbeitern auf Self-Service-Portale oder bei der Datenübermittlung dürfen die Informationen nicht von Dritten mitgelesen werden können. Dafür sorgen auch Zugriffskontrollen und eine kleinteilige Vergabe von Nutzerrechten. Der IT-Aspekt dürfte daher auch für Lohnbuchprofis immer entscheidender werden, sodass Digitalkompetenzen zukünftig im Mittelpunkt des Berufsbildes stehen.