Viele Sitzungen ziehen sich unendlich in die Länge, weil einige Teilnehmer Schwierigkeiten haben, ihren Redefluss einzudämmen. Oft kennt man noch nicht einmal alle Teilnehmer. Und manche haben Probleme, sich während einer Besprechung Gehör zu verschaffen, obwohl sie konstruktive Vorschläge machen könnten. Wahrscheinlich haben Sie auch Erfahrung damit machen müssen, dass einige Kollegen nicht wissen, wie sie sich in Sitzungen zu verhalten haben. Dabei ist das gar nicht einmal schwierig.

Vor der Besprechung

Bei Besprechungen ist Pünktlichkeit wichtig. Wer zu spät kommt, lässt nicht nur einen Gesprächspartner, sondern gleich mehrere warten. Und wer den Anfang einer Besprechung oder Präsentation verpasst, ist entweder direkt im informativen Hintertreffen oder zwingt den Sprecher, den Anfang noch einmal zu wiederholen. Daher ist es wichtig, rechtzeitig in der Sitzung zu sein. Und wenn es doch zu einer Verspätung kommt, scheuen Sie sich nicht, kurz anzurufen und entsprechend mit Angabe von Gründen Bescheid zu geben, dass Sie sich verspäten werden. Sobald Sie den Raum betreten, belassen Sie es bei einer kurzen Entschuldigung und verzichten Sie auf die Angabe von Gründen. Staus auf der Autobahn oder ein nicht funktionierender Wecker sind nicht interessant.

Mit wem rede ich

Es obliegt dem Gastgeber, die teilnehmenden Personen vorzustellen. Dabei gilt die übliche Höflichkeitsform. Wenn Sie Gesprächspartner einander vorstellen, machen Sie den Ranghöheren mit dem Rangniedrigeren bekannt und nicht umgekehrt. Erklären Sie auch direkt den Tätigkeitsbereich. Das macht es den Teilnehmern einfacher, weil sie wissen mit wem sie es zu tun haben. Anschließend gilt, dass der Ältere vor dem Jüngeren und die Dame vor dem Herrn vorgestellt wird. Achten Sie auch darauf, ob ein Teilnehmer einen Titel trägt. Dann ist es wichtig, diesen auch korrekt wiederzugeben.

Lächeln Sie dabei und seien Sie höflich. Ein fester Händedruck gehört ebenfalls zu einem souveränen Auftreten. Hier gilt Fingerspitzengefühl, damit der Händedruck nicht zu weich oder zu fest wird. Betritt jemand nach Ihnen den Raum, ist es höflich, wenn Sie zur Begrüßung kurz aufstehen. In größeren Gruppen spart es Zeit, wenn sich jeder selber kurz vorstellt. Üblicherweise stellt man sich mit dem vollen Namen sowie dem Titel vor, damit es später keine Nachfragen geben muss.

In der Besprechung

Nichts wirkt störender und unhöflicher als ein klingelndes Handy. Schalten Sie also Ihr Mobiltelefon vor der Sitzung aus oder zumindest auf stumm, wenn Sie eine wichtige Nachricht erwarten. Zum richtigen Verhalten zählt auch die Sitzhaltung. Auch wenn das Thema Sie nicht so sehr interessiert oder ein privater Disput zwischen zwei Teilnehmern besteht, sollten Sie sich nicht im Stuhl herum lümmeln. Setzen Sie sich aufrecht hin. Das zeigt, dass Sie an dem Thema interessiert sind und sorgt für einen guten Eindruck. Zudem können Sie sich auch besser konzentrieren.

Gehen Sie vorbereitet in die Besprechung. Sofern Sie das Thema kennen, können Sie im Dialog mit Wissen punkten. Wenn Sie sich schon vorher mit der Thematik beschäftigen und sich Argumente aufschreiben, können Sie Ihre eigenen Interessen besser vertreten. Schreiben Sie sich zudem die Punkte auf, über die Sie selber sprechen möchten. So bleiben keine Fragen offen.

Problematisch ist das richtige Verhalten, wenn ein Teilnehmer nicht auf den Punkt kommt. Es ist unhöflich, andere zu unterbrechen. Doch man tut sich auch keinen Gefallen, wenn der Redner nicht auf den Punkt kommen kann. Hier bleibt einem nur, den Kollegen ausreden zu lassen oder mit kurzen, konkreten Zwischenfragen den Monolog zu unterbrechen. Hier ist es wichtig, Bezug auf das bisher Gesagte zu nehmen (z.B. „Sie sagten gerade…“) und sich für das Unterbrechen zu entschuldigen.