Obwohl E-Mails auch und vor allem im Berufsleben immer wichtiger werden, werden sie oft lieblos formuliert, enthalten Lücken oder führen in die Irre. Solche E-Mails hinterlassen nicht nur einen schlechten Eindruck, sondern führen auch zu Nachfragen und weiterem E-Mail-Verkehr. All das kostet unnötig Zeit.

Geschäfts-E-Mails: Einfach, aber vollständig

Dennoch wäre es verkehrt, künftig stundenlang an einer E-Mail zu feilen. Am besten fahren Sie damit, simpel zu denken: Lassen Sie „einfach“ alles weg, was Ihnen beim Schreiben und dem Empfänger beim Lesen Zeit raubt. Packen Sie aber zugleich alles hinein, was wichtig ist und möglichst viele Gegenfragen bereits vorab beantwortet. Abgesehen davon, sollten Sie noch ein paar Grundregeln befolgen.

Die wichtigsten Grundregeln zum Schreiben von Geschäfts-E-Mails

• Formulieren Sie einen Betreff, der den Inhalt Ihrer E-Mail kurz und prägnant umreißt. Dadurch erleichtern Sie es dem Empfänger, Ihre Mail nach Thema und Priorität einzuordnen.
• Verwenden Sie seriöse Schriftarten, wie Times New Roman, Arial oder Calibri – auch wenn Sie in Ihren Augen etwas spießig oder altbacken erscheinen mögen.
• Begrüßen Sie den Empfänger nach Möglichkeit mit Namen („Frau Müller“). Weichen Sie ansonsten auf „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder „Guten Tag“ aus.
• Achten Sie auf korrekte eine Rechtschreibung, Zeichensetzung und Grammatik. Das vermittelt Kompetenz und Seriosität.
• Wägen Sie Ihre Wortwahl genau ab. Was Sie in einer E-Mail schreiben, lässt sich theoretisch noch Jahre später im Wortlaut nachverfolgen und ggf. gegen Sie verwenden. Wählen Sie einen höflichen und formalen Tonfall.
• Kommen Sie sofort zum Punkt. Wählen Sie pointierte Aussagen, die Ihr Anliegen knapp, aber vollständig umreißen. Saloppe Formulierungen, Ironie oder Smileys sind fehl am Platz und stiften unter Umständen sogar Verwirrung.
• Schreihälse mag niemand. Gehen Sie nicht zu verschwenderisch mit einer hohen Priorität in Geschäfts-E-Mails um. Das kratzt auf die Dauer an Ihrer Glaubwürdigkeit. Auch Fetten, Unterstreichen, Versalien oder übermäßig viele Ausrufezeichen wirken aufdringlich bis reißerisch.
• Drängen Sie in einer E-Mail nicht auf eine prompte Antwort. Wenn es etwas wirklich Wichtiges zu besprechen gibt, sollten Sie lieber zum Telefon greifen und den Gesprächspartner direkt kontaktieren. Damit dies ohne Weiteres möglich ist, gehört unter jede seriöse Geschäfts-E-Mail eine Signatur mit Namen, Anschrift und Kontaktdaten.